Les entreprises figurent parmi les plus concernées par les révolutions apportées par cette ère du numérique. On y trouve des matériels, des processus, des stratégies, etc. se digitaliser de jour en jour. Tel est le cas pour le cachet encreur qui possède aujourd’hui une version électronique. Avec les commandes en ligne, les inscriptions en ligne, etc., le tampon classique semble inapproprié. Avoir un cachet numérique va ainsi au-delà d’une simple tendance pour une entreprise. Constituant encore un tout nouveau sujet pour certains, les essentiels de celui-ci méritent d’être évoqués. Voici les raisons qui font du tampon digital un véritable atout pour les entreprises.
Accueillir la digitalisation de manière propice
Si le tampon encreur est à déposer sur les dossiers physiques, un cachet numérique est à insérer sur des documents numériques, comme son nom l’indique. En général, il est combiné à un dispositif d’automation de données, plus connu sous le nom d’horodatage. En somme, les deux catégories assurent le même rôle : authentifier les paperasses. Il se peut que vous ne disposiez pas encore d’un cachet d’entreprise numérique. Tôt ou tard, votre activité ainsi que l’exigence de la technologie vont vous l’imposer. À l’heure actuelle, les utilisateurs préfèrent la praticité telle que l’envoi de facture par voie électronique. Comme la satisfaction des clients s’avère un besoin capital pour votre entreprise, il vaut mieux vous tourner vers le cachet d’entreprise digital. Dès maintenant, n’hésitez pas à vous renseigner et préparer la création de votre tampon numérique. En effet, la digitalisation des éléments tels que les plans, les certifications, les contrats, etc. ne risque pas de vous surprendre au dernier moment. Sur un papier physique, une signature et un cachet se complètent. Le principe demeure le même quant aux fichiers numériques. Vous avez accès à plus d’informations en suivant ce lien.
Le professionnalisme et la confiance des clients
Le dépôt d’un cachet d’entreprise numérique va indiquer votre professionnalisme. Pour vous et vos interlocuteurs, il sera plus simple et plus rapide de réaliser des transactions. Sachez également que des clients potentiels, voire des partenaires, peuvent refuser vos offres et vos collaborations si vous n’avez pas encore de tampon numérique. Il est de nature d’une entreprise de suivre la tendance de la technologie. Concernant l’adoption du cachet numérique, ce dernier contribue à la modernisation de vos politiques d’entreprise. Vous connaissez pertinemment l’importance de rester concurrentiel, voire dépasser vos homologues. Le cachet électronique de votre entreprise représente un gage de confiance pour les clients et les partenaires. Ainsi, ils n’auront aucun mal à juger de votre fiabilité. Une valeur juridique est associée à chaque cachet d’entreprise. Si vous puisez encore davantage sur le thème ou que votre entreprise exerce dans la technologie numérique, vous découvrirez que l’e-tampon joue des rôles au-delà de l’authentification des documents numériques. À titre d’illustration, il y a l’utilisation de la blockchain qui est liée étroitement à l’exploitation des cachets électroniques.
Un système réglementé avec une sécurité de haut niveau
Il peut être tentant de vouloir falsifier un cachet numérique juste en pensant reproduire le graphisme. Toutefois, grâce au système d’horodatage, une telle intention s’avère difficile, voire impossible. Les destinataires n’auront aucune difficulté à vérifier l’authentification d’un fichier numérique. D’ailleurs, ceux-ci peuvent entrer en contact avec votre entreprise pour la vérification. Dès le moment de sa création, votre cachet d’entreprise numérique est crypté avec des données d’usage. Vous serez ainsi notifié(e) de toute éventuelle utilisation de celui-ci. De surcroît, l’usage des tampons électroniques est réglementé par l’eIDAS sur le territoire européen. Face aux soucis des utilisateurs vis-à-vis des actions malveillantes, il était impératif de gagner leur confiance. De ce fait, les clients aussi bien que les entreprises peuvent se fier aux transactions électroniques en se basant sur le cachet d’entreprise. Évidemment, en vue d’avoir un tampon digital selon les normes, il faudra s’adresser à un expert en la matière.
Gagner du temps et économiser sur les coûts
Les économies en argent et en temps comptent parmi les principaux atouts de l’utilisation de cachet numérique pour les entreprises. D’une part, vous serez à même de réduire vos coûts sur l’impression et le scan. Pour raison, il faut imprimer, puis tamponner avec un encreur pour ensuite scanner un document afin d’avoir une version numérique. Grâce au cachet digital, vous insérez directement ce dernier sur la version numérique de vos documents depuis votre appareil mobile ou votre ordinateur. D’autre part, vous profiterez d’un gain de temps, étant donné que l’impression et le scan, voire d’autres mises au point, vous seront épargnés. En outre, d’autres enjeux existent aussi comme l’économie en électricité ou la réduction des papiers utilisés. En effet, tout cela participe à la préservation de l’environnement. Si auparavant, il fallait expédier un document officiel avec un tampon classique, ce temps est révolu. Tout peut être effectué à distance et être transmis instantanément. Tous les frais d’envoi et de déplacement ne sont plus pris en compte parmi les dépenses de votre entreprise.