La DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) est une procédure obligatoire pour tout employeur. Il faut le faire avant tout recrutement d’employé en CDD ou en CDI. Ce formulaire doit être rempli et soumis auprès de l’URSSAF au moins huit jours avant la date d'embauche. Il déclare qu’un employé est rattaché au régime général d’une sécurité sociale.

Depuis 2011, l’ancienne DUE ou la Déclaration Unique d’Embauche a été remplacée par la DPAE. La DPAE DUE est un document identique qui a le même processus à l’ensemble des formalités URSSAF. Et c’est gratuit !

Pourquoi effectuer la déclaration préalable à l’embauche ?

L'affirmation de la DPAE DUE permet de répondre à plusieurs obligations déclaratives à la fois : effectuer les affiliations et les inscriptions requises par la loi, faire une demande d'adhésion à un transporteur d'aptitude professionnelle, dans le cas d'un salarié agricole, et procéder à la demande d'examen médical d'embauche.

Au moment de l’embauche, il est important de préparer en parallèle le contrat de travail de nouveau salarié et la DUE URSSAF ou la DPAE. Si on, vous risquerez à d’autres problèmes en cas de non transmise, et même en cas d’oubli. Lorsque vous négligez de remettre cette déclaration, vous êtes passible de sanctions administratives et pénales lors d'un contrôle de l’URSSAF. Vous risquez un ajustement avec une date butoir d'un mois pour arranger votre situation, et d’éventuelles punitions de retard. Sachez que si vous prouvez que l'omission était intentionnelle, en tant qu'embaucheur, vous pourriez être accusé de dissimulation de travail. Cela peut entraîner des sanctions très sévères (3 ans de prison et 45 000 € d'amende, ou des peines complémentaires avec l'interdiction d'exercer votre activité ou vos droits civils).

Au cas où vous auriez besoin d’une aide pour réaliser une déclaration préalable à l’embauche, veuillez voir ce site.

Comment compléter la DPAE sur URSSAF ?

Vous pouvez remplir une DPAE en ligne via le site de l'Urssaf ou le net-entreprises.fr. En remplissant le DPAE URSSAF, vous devez recueillir d’abord quelques informations utiles :

  • Concernant l’entreprise : numéro de Siret, code NAF, nom de la société ou raison sociale, adresse, téléphone, URSSAF dont dépend l’entreprise ;
  • Concernant le salarié : nom de naissance, nom marital, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance (commune et département), numéro de sécurité sociale ;
  • Type de contrat de travail (CDD ou CDI) ;
  • Date et heure prévisible de l’embauche ;
  • Durée de la période d’essai.

Comment faire et transmettre une déclaration préalable à l’embauche ?

La réalisation du DPAE doit être terminée après la signature du contrat de travail, et aussi avant que l’employé accomplisse ses missions. Sur le site web dédié, l’employeur doit compléter le formulaire DPAE ou la DUE URSSAF, ainsi qu’un dépôt de dossier issu d’un logiciel de paie ou SIRH. Sinon, il peut faire la déclaration préalable sur papier en imprimant le formulaire « Cerfa 14738*01 ». Vous pouvez obtenir ce document sur le site du ministère du Travail ou auprès de l’URSSAF. L'embaucheur doit alors remettre le formulaire signé à l'URSSAF par fax ou par courrier recommandé avec accusé de réception. En retour, l'agence destinataire envoie à l'employeur un accusé de réception de cette déclaration. L'entreprise est ensuite tenue d'envoyer à l'employé une réplique du DPAE URSSAF ou un accusé de réception remis par l'URSSAF.

En cas d’erreur de remplissage du formulaire, il est possible d’apporter une modification à la DPAE. Par contre, vous aurez juste un délai de 2 jours ouvrables après la validation de la réception d'URSSAF. Dans ce cas, vous devez communiquer directement à l’URSSAF afin de demander une correction. Mais en pratique, il est préférable d’annuler la déclaration pour recommencer une nouvelle. C’est le moyen le plus simple et rapide.

Bref, vous devez enregistrer les preuves de l'envoi de cette déclaration (double de la lettre, récépissé postal...). Ainsi, vous devez préserver l'accusé de réception jusqu'à l'achèvement de la déclaration annuelle des rémunérations.